Faire appel à un expert-comptable spécialisé pour les médecins et professions médicales est une décision stratégique permettant une gestion optimisée des finances et une conformité aux obligations légales spécifiques au secteur de la santé. Voici les avantages et étapes pour collaborer efficacement avec un expert-comptable spécialisé :
Pourquoi consulter un expert-comptable spécialisé ?
1- Connaissance des spécificités médicales
Gestion des honoraires médicaux, rétrocessions et remboursements des mutuelles.
Conseils sur l’exonération de TVA applicable aux prestations médicales.
Traitement comptable des investissements en matériel médical et des frais professionnels spécifiques (congrès, formations).
2- Optimisation fiscale
Répartition optimale entre rémunération et dividendes (dans le cas d’une SRL).
Amortissements stratégiques des équipements médicaux.
Déductions fiscales maximisées pour les dépenses professionnelles et investissements.
3- Conformité réglementaire
Gestion des obligations légales en matière de facturation électronique (MyCareNet).
Archivage conforme et sécurisé des documents financiers et médicaux.
Respect des normes RGPD pour les données des patients.
4- Accompagnement personnalisé
Conseil sur la structuration juridique (passage d’indépendant à société médicale, par exemple).
Préparation et assistance en cas de contrôle fiscal ou audit sanitaire.
a- Services proposés par un expert-comptable pour les professions médicales
Tenue de la comptabilité complète
Enregistrement des recettes et dépenses.
Suivi des créances et dettes liées aux mutuelles et fournisseurs.
Élaboration des comptes annuels et dépôt à la Banque Nationale de Belgique (BNB).
Déclarations fiscales et sociales
Déclaration d’impôt des personnes physiques ou sociétés.
Calcul des cotisations sociales obligatoires pour indépendants.
Préparation des déclarations de précompte mobilier (pour dividendes).
Conseils financiers et juridiques
Choix de la structure juridique la plus avantageuse (indépendant vs société médicale).
Accompagnement lors de l’achat de matériel médical ou de locaux professionnels.
Gestion des stocks et équipements
Comptabilisation des achats de médicaments et gestion des stocks.
Optimisation de l’amortissement des équipements médicaux.
Étapes pour collaborer efficacement avec un expert-comptable spécialisé
b- Identification des besoins spécifiques
Clarifiez vos attentes : tenue comptable, optimisation fiscale, conseils juridiques.
c- Sélection de l’expert-comptable
Privilégiez un expert comptable médecins et professions médicales ayant une expérience avérée dans le secteur médical.
Vérifiez son affiliation à un ordre professionnel (comme l’IEC ou l’ITAA en Belgique).
d- Mise en place d’une collaboration efficace
Préparer les documents nécessaires : factures, relevés bancaires, contrats de rétrocession.
Organiser des réunions périodiques pour analyser la situation financière et fiscale.
e- Digitalisation de la comptabilité
Mettre en place un logiciel de comptabilité compatible avec les spécificités du secteur médical (intégration MyCareNet, gestion des stocks).
g- Suivi régulier et anticipation
Réaliser des bilans intermédiaires pour ajuster les stratégies fiscales et comptables et préparer en amont les déclarations fiscales et les audits éventuels.
A. Réalisation de bilans intermédiaires pour ajuster les stratégies fiscales et comptables
Les bilans intermédiaires sont essentiels pour évaluer régulièrement la santé financière de votre activité médicale. Ils permettent d’adopter une approche proactive, d’ajuster les décisions fiscales et comptables en temps réel, et de préparer efficacement les déclarations fiscales en fin d’année.
Objectifs des bilans intermédiaires :
Suivi des performances financières : Mesurer les recettes et les dépenses sur des périodes trimestrielles ou semestrielles, ce qui permet de détecter rapidement des anomalies ou des tendances à ajuster.
Optimisation des charges fiscales : Identifier les opportunités fiscales tout au long de l’année, comme les amortissements des équipements médicaux, les frais professionnels et les investissements dans des technologies ou formations.
Prévisions des résultats : Évaluer si les objectifs financiers sont atteints et ajuster les stratégies pour maximiser les bénéfices avant la clôture de l’exercice fiscal.
Gestion de la trésorerie : Vérifier la liquidité de l’activité et garantir qu’aucun besoin de financement urgent ne surgisse, tout en ayant la possibilité de planifier des investissements ou des dépenses fiscales à venir.
Points clés à vérifier dans un bilan intermédiaire :
Recettes et dépenses : Comparer les prévisions avec les résultats réels, en ajustant les estimations de recettes ou en prévoyant des dépenses supplémentaires.
Amortissements : S’assurer que les amortissements des équipements médicaux sont bien calculés et qu’ils correspondent aux investissements réalisés (pompes à perfusion, mobilier, logiciels médicaux, etc.).
Prévisions fiscales : Estimer l’impôt à payer à la fin de l’année en fonction des recettes et des dépenses engagées.
Répartition des bénéfices : Si vous êtes en société (SRL ou autre), déterminer la répartition entre rémunération et dividendes pour optimiser la fiscalité.
B. Préparation en amont des déclarations fiscales et des audits éventuels
La préparation en amont des déclarations fiscales et des audits permet de garantir une conformité sans faille avec les obligations fiscales et sanitaires. Une bonne préparation minimise les risques d’erreurs et de sanctions en cas de contrôle.
Anticiper les déclarations fiscales :
– Indépendants (personnes physiques) :
Vérifier que toutes les recettes médicales (honoraires, remboursements de mutuelles, rétrocessions) sont correctement enregistrées.
Calculer les dépenses professionnelles admissibles : frais de formation, frais de déplacement, amortissements.
Optimiser les déductions fiscales : frais de bureau à domicile, amortissements d’équipements médicaux, contributions sociales.
Effectuer une estimation de l’impôt sur les revenus basé sur les bilans intermédiaires réalisés, en ajustant les provisions fiscales si nécessaire.
– Sociétés médicales (SRL, SC) :
Comptabiliser les charges et les recettes en fonction de l’exercice comptable de la société.
Réaliser les déclarations fiscales liées à l’impôt des sociétés (ISOC), incluant les investissements en matériel médical et les amortissements.
Préparer la distribution des dividendes et ajuster le montant des précomptes mobiliers.
Préparer les audits fiscaux et sanitaires :
a- Audit fiscal par les autorités fiscales :
Vérification des documents comptables : S’assurer que tous les livres et journaux comptables sont bien tenus à jour et que les factures sont en conformité avec les exigences fiscales.
Justification des dépenses professionnelles : Avoir des documents justificatifs complets pour toutes les déductions fiscales appliquées (achat de matériel, frais de formation, frais de voyage).
Conformité des déclarations fiscales : Assurer que toutes les déclarations (IPP ou ISOC) ont été déposées à temps et sont correctement remplies.
Anticipation des contrôles : Faire une simulation d’audit fiscal avec un expert-comptable pour vérifier qu’il n’y a pas d’anomalies potentielles.
b- Audit sanitaire (AFMPS) :
Documentation des pratiques médicales : Préparer les dossiers de prescription et les registres des médicaments cytotoxiques, en veillant à respecter les règles de traçabilité.
Stockage et gestion des médicaments : Assurer une gestion précise des stocks de médicaments, surtout ceux soumis à des règles strictes, et vérifier que la gestion des déchets médicaux est conforme.
Conformité des procédures : Vérifier que les procédures de gestion des risques et de sécurité pour les patients sont en place et documentées.
c. Meilleures pratiques pour une préparation efficace
Utilisation de logiciels adaptés : Choisir des logiciels de comptabilité adaptés à la gestion médicale qui intègrent la facturation des mutuelles, les amortissements des équipements médicaux et la gestion des stocks de médicaments.
Collaboration régulière avec un expert-comptable : Organiser des réunions régulières pour analyser les bilans intermédiaires et ajuster les stratégies fiscales.
Révision des processus internes : Assurer que toutes les procédures administratives et comptables sont bien suivies et que les dossiers sont complets et conformes en cas d’audit.
Conclusion
La réalisation de bilans intermédiaires et la préparation anticipée des déclarations fiscales et des audits permettent d’assurer une gestion optimisée et conforme à la réglementation. En mettant en place une stratégie proactive et en collaborant étroitement avec un expert-comptable, vous minimisez les risques fiscaux et assurez une gestion fluide de votre activité médicale.